---

---

---

О компании | Пресса о нас | Автоматизация управления деятельностью предприятия-автодилера

---

Автоматизация управления деятельностью предприятия-автодилера

ООО «Лада  Западная Сибирь» (далее  ЛЗС) является официальным дилером ОАО «АвтоВАЗ» в г. Нижневартовске. Основной профиль деятельности предприятия  реализация автомобилей модельного ряда ВАЗ физическим и юридическим лицам, а также их послепродажное обслуживание, гарантийный и послегарантийный ремонт.

Руководство ЛЗС поставило перед сотрудниками компании «Урал ТБ.Софт» задачу по комплексной автоматизации управления деятельностью предприятия. Она на протяжении четырех лет является официальным партнером компании «ТБ. Софт» и осуществляет проекты по комплексной автоматизации предприятий на платформе информационной системы «ТБ.Корпорация». В данном случае в качестве программного обеспечения была предложена эта система.

Проект охватывает процессы деятельности всех подразделений предприятия. Этапы его внедрения соответствуют основным видам деятельности ЛЗС:
 — продажа запчастей и других товаров через магазин ЛЗС;
 — продажа автомобилей (за наличный и безналичный расчет, а также в кредит);
 — услуги станций технического обслуживания (СТО), гарантийное и послегарантийное обслуживание и ре-монт, предпродажная подготовка, тюнинг;
 — автострахование.

Внедрение проекта осуществлялось поэтапно по видам деятельности.

Автоматизация магазина
Деятельность магазина ЛЗС, как и большинства предприятий торговли, состоит из таких бизнес процессов, как закупки, хранение, продажи, получение оплаты за проданный товар.

В процессе закупок реализована система заявок поставщикам с помощью специального операционного документа «Заявка». Заявку составляет менеджер на основе имеющихся у него данных о минимальном запасе товара на складах и его оборачиваемости за определенный период. Для удобства работы на основе заявки можно соз-дать приходную накладную на склад с переносом всех позиций из заявки в накладную.

Учет поступления товаров осуществляется двумя способами:
 — через процесс «товары в пути». Данный процесс выделен для учета уже отгруженных, но еще не доставленных на склад товаров, а также для разнесения расходов на автотранспорт, которым производится поставка. Применяется также для получения информации о том, какие товары поступят в ЛЗС в ближайшее время;
 — напрямую на склад. В этом случае сразу оформляется приходная накладная.

Одновременно с заполнением информации о закупках товара производятся анализ закупочных цен, корректировка продажных цен, формирование ценников на товар, а также прайс-листов на новые товары.

На ЛЗС существует несколько складов под разные группы товаров. Косвенные расходы разносятся только на проданные за текущий месяц товары. Создана система анализа цен на товары в целях корректировки продажных цен для разных групп покупателей. В итоге формируется общий прайс-лист.

В системе реализованы следующие виды продаж: в розницу за наличный расчет; по безналичному расчету; в кредит; оптовым покупателям.

Реализована автоматическая работа с кассовым аппаратом «Штрих-ФР-К» в режиме загрузки сведений о проданных товарах за определенный период и их остатках по складам.

При продаже автоматизирован подбор товара на складах по категориям цен и свободным остаткам.

Для удобства пользователей создан сервис заполнения расходной накладной из отчета по остаткам товаров на складах. В расходной накладной также предусмотрен их контроль. Если пользователю нужно сохранить документ, в котором указано количество товара, превышающее остаток на складе, система «выдает» об этом предупреждение.

Учет оплатыосуществляется различными способами: через кассовый аппарат; через кассу организации; через банк; взаимозачетом.

Автоматизация автосалона
Торговля автомобилями имеет определенную специфику, хотя также состоит из закупки, хранения, продажи и получения оплаты.

В процессе закупки автомобилей предусмотрена такая же заявочная система, что и в закупках магазина. Машины приходуются аналогично: либо напрямую, либо через процесс «товары в пути — автовозы».

Особенность торговли машинами состоит в том, что на момент прихода машины ее стоимость может быть неизвестна. Такова специфика работы с поставщиками. Для этих случаев предусмотрен следующий механизм: автомобили сначала приходуются на специальный склад «Площадка хранения», с которого в дальнейшем поступают на площадки для продажи (для этого существует операционный документ «Внутреннее перемещение»), где осуществляется предпродажная подготовка.

В отличие от других товаров каждая машина индивидуальна, хотя у нее есть определенный набор («шаблон») качеств (например, у машин одной и той же модели абсолютно одинаков для всех тип кузова, тип двигателя, тип привода и т.д.). Но при этом каждая машина обладает такими уникальными характеристиками, как цвет, год выпуска, номер кузова и др. Эти характеристики обязательно должны отражаться в операционных и первичных документах. Кроме того, у дилера машина может быть оснащена различным дополнительным оборудованием, которое влияет на конечную стоимость и тоже должно быть учтено.

Для учета этой специфики под каждую модель автомобиля выделили группу процессов определенного типа, и каждая машина представляет собой отдельный процесс внутри своей группы, а все ее характеристики объединены в специальном процессе, названном «Спецификация на АВТО», где содержится вся информация по текущей машине.

Данный механиз идентификации АВТО используется на всех участках деятельности организации: продажа, гарантийный ремонт, послегарантийное обслуживание, предоставление услуг СТО. Таким образом, в каждом процессе, соответствующем конкретному автомобилю, отслеживаются все операционные документы с момента его закупки. В момент оприходования машины также производится анализ закупочных и продажных цен на данный тип машины.

В системе реализовано несколько типов складов хранения автомобилей:
 — площадка хранения, где машины хранятся как не прошедшие предпродажную подготовку;
 — склады продажи  для продаваемых машин (площадки разделены по принципу «отечественные  иностранные»).

Ивентаризация проводится по каждой машине.

В ЛЗС предусмотрена продажа: за наличный расчет; за безналичный расчет; в кредит. Формируются план отгрузки автомобилей и план прихода оплаты за них по кредитным операциям.

Создан механизм продажи, при котором менеджеру в расходной накладной необходимо выбрать только склад продажи и «Спецификацию на АВТО», а далее с помощью программы проставляются все необходимые данные в поля документа.

Продажа автомобилей отличается от продажи других товаров еще и тем, что помимо обычных документов на продажу (счет-фактура, счет, расходная накладная) требуется оформить целый пакет специальных документов: договор купли-продажи; акт приемки-передачи автомобиля; акт укомплектации автомобиля; специальная форма договора купли-продажи (для регистрации в органах ГИБДД); талон ВАЗ и др.

Эти документы заполняются путем создания специальных первичных форм в программе, а также с помощью шаблонов Word, куда переносятся сведения из программы. Такая система позволяет избавиться от затратного по времени ручного заполнения документов и избежать возможных при этом ошибок.

Еще одной особенностью торговли автомобилями является специфическая отчетность, представляемая дилером в органы ГИБДД и на завод — изготовитель. Такая отчетность была реализована в программе как в виде сервисов заполнения первичных документов, так и в виде специальных операционных документов, в которые собирается нужная информация по проданным автомобилям.

Оплата за проданные автомобили производится различными способами: за наличный расчет; безналичный расчет; в кредит.

Автоматизация деятельности СТО
Деятельность СТО для целей управленческого учета разделена на несколько процессов. Отдельным процессом выделены работы по гарантии, так как они производятся за счет дилера и потом возмещаются заводом-изготовителем, остальные процессы соответствуют производственным участкам СТО.

На каждом участке реализован учет количества (в нормо-часах) и стоимости работ (отдельно по каждому исполнителю), количества и стоимости установленных на машину запчастей, которые получены исполнителем работ в подотчет со склада. На каждую машину оформляются документы в соответствии с требованиями АвтоВАЗа. По участкам и по СТО в целом ведется специфическая отчетность: по количеству и стоимости работ и запчастей в разрезе марок машин, клиентов, исполнителей, видов работ и т.д.

К основным операционным документам, с которыми работают бухгалтер и мастер СТО, относятся:
 — заказ-наряд, в котором выбирается клиент, его автомобиль, состав работ с указанием участка и исполнителя работ, перечень материалов и запчастей с указанием подотчетника, от которого они получены, определяется предварительная стоимость услуг СТО. ТМЦ можно внести в документ из отчета по их наличию на складе или у конкретного подотчетного лица. Работы вносятся из справочника либо с помощью спецификаций. На основе этого операционного документа заполняются и распечатываются первичные документы (заказ-наряд и акт приемки автомобиля, счет и счет-фактура);
 — акт выполненных работ, который может формироваться вручную либо на основе заказа-наряда после завершения работ, так как обычно информация в заказе-наряде и в акте совпадает. Из операционного документа также формируется и распечатывается первичная форма акта выполненных работ, а также доступен сервис формирования приходного кассового ордера.

Автоматизация процесса страхования
На участке страхования перед сотрудниками «Урал ТБ.Софт» была поставлена задача автоматизировать учет выписанных страховых полисов по разным видам страхования и учет поступления денежных средств от клиентов (так как некоторые полисы оплачиваются не наличными в кассу, а по кредитной схеме), а также учет взаиморасчетов со страховыми компаниями, которые выплачивают комиссионное вознаграждение за оформление полисов.

В целях выполнения данной задачи для каждой страховой компании формируется группа процессов, внутри которой также по группам распределяются виды страхования (например, группа ОСАГО, группа КАСКО и т.д.). На каждого клиента заполняется отдельная карточка, в которую заносятся данные как о самом клиенте, так и об оформляемой им страховке (№ и дата полиса, суммы страховых выплат, срок действия полиса и т.д.). Основным операционным документом, который заполняет менеджер по страхованию, является «Оформление страховки». В нем отражается величина задолженности клиента перед ЛЗС в момент подписания договора страхования. Из этого документа можно сформировать приходный кассовый ордер, чтобы отразить факт погашения задолженности клиентом в кассу ЛЗС.

Используя данную схему, менеджер по страхованию или бухгалтер может в конце отчетного периода составить специальный операционный документ «Акт сверки по договорам страхования», в который переносится информация о выданных и оплаченных полисах, а также о суммах, оплаченных страховыми агентами в банк, с расчетом сумм комиссии по разным видам страхования.

На завершающем этапе внедрения проекта был автоматизирован управленческий учет основных средств и нематериальных активов, кадровый учет, учет заработной платы сотрудников ЛЗС, а также внутренний документооборот.

С. БОБРЕЦОВ, П. БУРКОВ
ООО «Урал ТБ.Софт»

Финансовая газета №48, ноябрь 2005 г.

 

Поиск по сайту